G Suite – GoogleドライブファイルストリームでローカルPCの保存容量の増加とカレンダーの外部共有設定など

社内のデータのバックアップや保存場所として、社外スタッフとの共有なども考慮して外付けHDDやNAS、WebDavなどを利用していますが、今回改めて法人向けG Suite(Google Apps)を利用してみることにしました。

キメ手としはG Suite Businessプラン以上でオンラインストレージが無制限、なおかつローカルPC(Mac)のストレージ容量をほとんど使用しなかったりファイルの同期(意外とウザい)でPC側のリソースがほとんど使われないといった点。

正直ストレージだけなら導入も簡単なDropboxも良かったのですが、カレンダーや他のGoogle Appsを常時使用していることもキメ手でした。

今回、初期導入でちょっとつまづいた点をいくつかご紹介。

ちなみに、ヘルプチャットにお世話になりましたが、丁寧に対応していただきサービスに対してさらに好印象となりました。

GoogleドライブファイルストリームでローカルPCの保存容量を使用している?

Google ドライブ ファイル ストリーム ローカルフォルダ

ローカルPCのストレージを圧迫しないというのが良くて使ってみたGoogleドライブファイルストリームですが、当初、ローカルPC内に保存してあったフォルダをいくつかFinderでGoogleドライブファイルストリームのマイドライブ(/Volumes/GoogleDrive)へ移動させて確認してみたところ、PC(Mac)のストレージの空きが移動したフォルダ分と思われる分が減少…。

もしや、インストールしたGoogleドライブファイルストリーム(ローカル側)からFinderでフォルダを保存するとローカル側のストレージを使用してしまうのだろうか…と思い、オンライン上のG SuiteのGoogleドライブからマイドライブへフォルダをアップロードしてローカル側のストレージ容量を確認してみたところ、前述の状態とは異なり容量は減っておらず。

それもでも確かに便利といえば便利ですが、やはりちょっとすっきりとせずヘルプチャットへ問い合わせてみました。

ドライブファイルストリーム上からファイルをアップロードする際は、アップロードするファイルと同等かそれ以上の容量のキャッシュデータが一時的に ローカルドライブ上に必要です。

Finder(ローカルPC)から保存した場合、一時的にキャッシュデータが必要になり、その分が増加分として認識できるようです。

そのキャッシュデータのクリアにはローカルPC側でGoogleドライブファイルストリームから一旦ログアウトする必要がある(ちょっとめんどくさい)そうで、PCの再起動ではクリアされないそうです。

ファイルストリームのキャッシュのデータは、PC 上のファイルストリームからログアウトすることで、クリアされます。(容量が戻ります)そのため、再起動せずともクリアされることとなります。

~ ファイルストリームからログアウトしない場合は、クリアされないものとなります。

大容量の母艦であれば気になりませんが、限られたストレージのマシンの場合は非常に気になる点ですよね。
別途クリアされるタイミングももしかしたらありそうですが、キャッシュのデータのクリアについてはもう少し簡単だと助かります。

ドメイン外のユーザーとカレンダーの共有で閲覧権限以上の予定の変更権限のプルダウンが選択できない

知ってしまえば特になんてないところですが、ここはちょっとハマりました…汗

G Suiteでデフォルトで作成されいるカレンダー(メインカレンダー)を外部の人と共有する場合、管理コンソールより、

メインカレンダーの外部共有オプション > すべての情報を共有する(外部ユーザーにカレンダーの変更を許可する)

で共有・権限を変更することがかのうですが、ここはあくまでもメインカレンダーの設定のみ。

スタッフなど各ユーザーが作成する新しいカレンダーの共有・権限設定は管理コンソールのアプリ カレンダーの「全般設定の予備カレンダーの外部共有オプション」から設定する必要があります。

G Suite カレンダー共有設定画面

設定を変更して数分待つと、無事に新しく追加したカレンダーで共有した人の権限も変更できました。

G Suiteのメインアイコン(プロフィール画像)が変更できない

管理コンソールから会社プロフィール > カスタマイズ(ヘッダーロゴ)ではなくて画面右上に表示されるアイコン画像の変更ができず、

「もしかして試用期間だから?」と思っていたら、

「管理コンソール > G Suite > ディレクトリ」プロフィールの編集の写真にチェックを入れ、数時間後(ちょっと待ちました)に変更可能になりました。

G Suite プロフィールアイコン画像設定画面

今後人数が増えていったりするとさらに疑問点も増えそうですが、親切なヘルプチャットもあり心強いですね。

今さらながらiPhoneとGoogleAppsなど複数のGoogleカレンダー同期にハマった件

基本的には会社用スケージュール管理をGoogleAppsのカレンダー、個人の予定は個人アカウントのGoogleカレンダーを利用して管理していて、
iPhoneを使い始めてから、その両方を同期させてずっと使っています。

先日、とある用(?)から一旦、GoogleAppsのカレンダーのみの同期を外したところ、以前の方法では再度同期できない状態になってしまい、
今さらながらGoogleAppsと個人用GoogleアカウントのカレンダーをiPhoneで同期する方法をさくっとまとめてみました。

ちなみに、個人的経験からたまに設定方法が変更(追加?)されたりもしていたので、iOS5で現在での方法となります。

“以前の方法”というのは、初期の頃はMicrosoftExchange から登録を行なっていましたが、最近はGoogleAppsの個人アカウントに紐付されているメールアドレスを、
iPhone の「メール/連絡先/カレンダー」より、“Gmail” として登録していました。

そうすることで、そのGmailとして登録していたメールアドレスに、事前にGoogleSync で紐付されているGoogleカレンダーがiPhone で共有できるといった具合に使っていました。
たぶん、個人のGmailアカウントでのカレンダーのみであれば、「iPhone の同期設定」からのみでも可能だったような気がします。

しかしながら、今回いったんiPhone上から削除したGoogleAppsカレンダーを読み込んでみると、設定も変えていないにもかかわらず読み込みできず..。

そこで改めてGoogleAppsの管理画面など(あんまり見てなくて…)を探してみると、以下のページにしっかり設定方法が載っていました。
上述のGoogleAppsのメールアドレスをGmailアカウントとして登録する方法ではなく、それより以前の“Gmail”MicrosoftExchange を利用しての方法になっていました。

iPhoneのMicrosoftExchangeの設定画面

ちなみに詳細は管理ページから以外にも、しっかりWeb上にもありました。笑

» Apple 端末で Google Sync をセットアップする – モバイル ヘルプ

方法を簡単にまとめると、以下のような感じです。

使っていらっしゃる方はご存知かも知れませんが、少し前にGoogleAppsのログインで利用している独自ドメインのメールアドレスの規定らしきものが変更になったことからか、
一旦、カレンダーの同期を外すとゲンナリしますので、もしアレでしたらご参考までに。

1, Google Sync を有効にする
GoogleApps 管理画面ダッシュボードの右下辺り、「モバイル」より。
2, 利用する端末種類を設定
「ダッシュボード > セットアップ」から。もしかしたらとばしても良いのかも知れません。
iPhoneをはじめ、Android、WindowsMobileなど、どの端末を同期可能とするか、また、各端末での設定方法が記載されてます。
3, Microsoft Exchange を使ってGoogleAppsのメールアドレスを登録
[ドメイン] 欄は空白、([証明書を検証できません] が表示されたら [キャンセル] をクリック。[サーバー] 欄が表示されたら、「m.google.com」と入力。
その他、事前に準備。

https://m.google.com/syncで同期する複数のカレンダーを選んでおく
iPhone からアクセスして、GoogleAppsアカウントでログイン。アクセスすると「未対応です」と表示されるので、言語をEnglish(US)とかに変更。
» 同期させるカレンダーの選択 – モバイル ヘルプ